Safety Protocols
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Buses
- Drivers will check their temperatures daily. Anyone with a fever or symptoms related to COVID-19 must not report to work.
- Parents and students are being asked to monitor their temperatures and symptoms. They should not come to the bus stop if they are feeling ill.
- Hand sanitizer dispensers have been installed on every bus. Students will use hand sanitizer as they enter and exit.
- Drivers and students must wear face coverings while on the bus.
- To minimize exposure, students will be loaded from rear to front and unloaded from front to rear.
- Students will be assigned seats and socially distanced to the greatest extent possible.
- Weather permitting, buses will travel with several windows and roof hatches open to allow fresh air to circulate.
- School buses will be sanitized multiple times a day.
Autobuses (Espanol)
- Los conductores revisarán sus temperaturas diariamente. Cualquier persona con fiebre o síntomas relacionados con COVID-19 no debe presentarse a trabajar.
- Se les pide a los padres y a los estudiantes que monitoreen sus temperaturas y síntomas. No deben venir a la parada del autobús si se sienten enfermos.
- Se han instalado dispensadores de desinfectante de manos en cada autobús. Los estudiantes usarán desinfectante para manos cuando entren y cuando salgan.
- Los conductores y los estudiantes deben usar cubiertas para la cara mientras están en el autobús.
- Para minimizar la exposición, los estudiantes serán montados de atrás hacia adelante y desmontados de adelante hacia atrás.
- A los estudiantes se les asignarán asientos y se distanciarán socialmente en la mayor medida posible.
- Si el estado del tiempo lo permite, los autobuses viajarán con varias ventanas y escotillas de techo abiertas para permitir que circule aire fresco.
- Los autobuses escolares serán desinfectados varias veces al día.
Schools and Classrooms
- Students and staff should check their temperatures and symptoms daily. Anyone with a fever or symptoms related to COVID-19 should not come to school.
- Students and staff will receive COVID-19 training, including how to identify symptoms and reduce transmission by properly washing their hands and wearing face coverings.
- Students and staff members will be reminded throughout the day to practice proper hygiene.
- Hygiene signage will be installed at all school sites.
- Random temperature checks of students and staff will be conducted throughout the day.
- Students in grades K-12 and staff must wear face coverings at times required by the district.
- Nonessential furniture and equipment will be removed to allow for maximum social distancing.
- Students will avoid sharing devices and supplies.
- One-way traffic patterns will be in place where and when feasible.
- Facilities will be cleaned thoroughly and regularly. High-touch areas will be disinfected through throughout the day. Deep cleaning will take place when there is a confirmed case.
- Air conditioning filters will be changed more frequently.
- Hand sanitizer will be available at locations throughout each campus.
- Students will be socially distanced to the greatest extent possible.
Escuelas Y Salones De Clases (Espanol)
- Los estudiantes y el personal deben revisar sus temperaturas y síntomas diariamente. Cualquier persona con fiebre o síntomas relacionados con COVID-19 no debe asistir a la escuela.
- Los estudiantes y el personal recibirán entrenamiento del COVID-19, que incluye como identificar los síntomas y reducir la
transmisión mediante el lavado adecuado de las manos y el uso de cubiertas para la cara. - Se les recordará a los estudiantes y al personal durante todo el día que practiquen una higiene adecuada.
- Se instalarán letreros de higiene en todas las escuelas.
- Se realizarán revisiones al azar de la temperatura de los estudiantes y el personal durante todo el día.
- Los estudiantes en los grados K-12 y el personal deben usar cubiertas faciales en los momentos requeridos por el distrito.
- Se eliminará el mobiliario y los equipos no esenciales para permitir el máximo distanciamiento social.
- Los estudiantes evitarán compartir dispositivos y materiales.
- Se implementarán patrones de tráfico unidireccionales donde y cuando sea factible.
- Las instalaciones se limpiarán a fondo y regularmente. Las áreas de alto contacto serán desinfectadas durante todo el día. Se realizará una limpieza profunda cuando haya un caso confirmado.
- Los filtros del aire acondicionado se cambiarán con más frecuencia.
- Habrá desinfectante de manos disponible en ubicaciones a lo largo de cada campus.
- Los estudiantes serán socialmente distanciados en la mayor medida posible.
Cafeterias
- High-touch points such as the tray slide and milk box will be frequently sanitized.
- Tables will be sanitized between lunch periods.
- Decals and tape will be used on the floor to keep students socially distanced while in line.
- Students will be socially distanced at tables.
- Hand sanitizer will be available.
- Designated entrances and exits will control traffic flow and minimize exposure.
- Schools will be encouraged to serve breakfast outdoors or in classrooms for social distancing.
- Disposable cutlery and trays will be used.
- All condiments will be pre-portioned. No self-serve dispensers will be used.
- There will be no self-service bars.
- Menu offerings will be streamlined to expedite the serving line.
Cafeterias (Espanol)
- Los puntos de alto contacto, como la corredera de las bandejas y las cajas de leche se desinfectarán con frecuencia.
- Las mesas serán desinfectadas entre los períodos de almuerzo.
- Se usarán etiquetas y cinta adhesiva en el piso para mantener a los estudiantes socialmente distanciados mientras están en fila.
- Los estudiantes estarán socialmente distanciados en las mesas.
- Habrá desinfectante de manos disponible.
- Las entradas y salidas designadas controlarán el flujo del tráfico y minimizarán la exposición.
- Se alentará a las escuelas a servir el desayuno al aire libre o en el salón de clases para el distanciamiento social.
- Se utilizarán cubiertos y bandejas desechables.
- Todos los condimentos serán divididos en porciones. No se utilizarán dispensadores de autoservicio.
- No habrá mesas de autoservicio.
- Se simplificarán los ofrecimientos del menú para acelerar la línea de servicio.
School Clinics
- Clinic staff will wear personal protective equipment as appropriate for the treatment or screening being administered.
- Isolation areas will be established to separate symptomatic individuals from standard clinic operations.
Clinicas Escolares (Espanol)
- El personal de la clínica usará equipo de protección personal según sea apropiado para el tratamiento o la evaluación que se administre.
- Se establecerán áreas de aislamiento para separar a los individuos sintomáticos de las operaciones estándar de la clínica.
Common Areas
- Gym equipment will be regularly disinfected.
- Only non-contact sports will be utilized in physical education classes.
- Hand sanitizer will be available in common areas including gyms, libraries and cafeterias.
- Common areas will be cleaned and disinfected daily.
- High-touch points (light switches, door handles) will be disinfected throughout the day.
- When feasible, these areas will be used as classrooms to maximize social distancing.
- Students and staff will be socially distanced in these areas to the greatest extent possible.
Areas Comunes (Espanol)
- El equipo del gimnasio se desinfectará regularmente.
- Solo los deportes sin contacto se usarán en las clases de educación física.
- Habrá desinfectante de manos disponible en las áreas comunes como gimnasios, bibliotecas y cafeterías.
- Las áreas comunes se limpiarán y desinfectarán diariamente.
- Los puntos de alto contacto (interruptores de luz, manijas de las puertas) se desinfectarán durante todo el día.
- Cuando sea factible, estas áreas se usarán como salones de clases para maximizar el distanciamiento social.
- Los estudiantes y el personal estarán socialmente distanciados en estas áreas en la mayor medida posible.
Face Coverings
- Students in grades K-12 and staff must wear face coverings at all times required by the district.
- Face coverings must cover both the nose and mouth and fit snugly against the face.
- Students and staff may wear face shields in addition to face coverings.
- Face coverings must comply with general dress code and school uniform requirements.
- It is recommended that students in pre-K also wear face coverings.
- Students who have medical or other issues that prevent them from wearing face coverings will be exempt.
- Students and staff will provide their own face coverings. They will be provided one if needed.
Cubiertas Faciales (Espanol)
- Los estudiantes en los grados K-12 y el personal deben usar cubiertas faciales en los momentos requeridos por un distrito.
- Las cubiertas faciales deben cubrir tanto la nariz como la boca y ajustarse perfectamente contra la cara.
- Los estudiantes y el personal pueden usar protectores (“shields”) faciales además de las cubiertas faciales.
- Las cubiertas faciales deben cumplir con el código general de vestimenta y los requisitos del uniforme escolar.
- Se recomienda que los estudiantes de pre-K también usen cubiertas faciales.
- Los estudiantes que tengan problemas médicos o de otro tipo que les impidan usar cubiertas faciales estarán exentos.
- Los estudiantes y el personal proveerán sus propias cubiertas para la cara. Se les proveerá una si es necesario.
Students with Disabilities
- Students with IEPs, 504 plans, EPs, ELL plans, etc., who participate in Campus Learning will have their needs met at school. Protocols will be in place to ensure the safety of students and staff.
- Students with IEPs, 504 plans, EPs, ELL plans, etc., who participate in Campus eSchool will have their needs met via virtual supports.
Estudiantes Con Discapacidades (Espanol)
- Los estudiantes con IEP, planes 504, EP, planes ELL, etc., que participan en Campus Learning tendrán sus necesidades satisfechas en la escuela. Se establecerán protocolos para garantizar la seguridad de los estudiantes y el personal.
- Los estudiantes con IEP, planes 504, EP, planes ELL, etc., que participan en Campus eSchool tendrán sus necesidades satisfechas a través de apoyos virtuales.
Will I be notified if there is a case of COVID-19 at my school?
Yes, all employees and parents (including those from Campus eSchool) will be notified when there is a confirmed case of COVID-19 that impacts a school. The district’s Office of Public Relations & Strategic Partnerships, in conjunction with the Florida Department of Health in Polk County, has created a communication template for these situations.
When there is a confirmed case of COVID-19 that impacts a school, the principal will work with the Office of Public Relations & Strategic Partnerships to customize the communication template to the specific situation.
Principals and the Office of Public Relations & Strategic Partnerships will also work together to determine the most effective communication methods (social media, school website, automated phone call and email) for each school community.
Parents and employees will be notified that there is a positive case that impacts a school. Those who came into close contact with the positive individual will receive additional communication on next steps, such as quarantining, monitoring of symptoms, etc.
We recognize that communication is vital during this uncertain time. We will take every step possible to provide accurate and up-to-date information, while also adhering to laws that prohibit the release of confidential medical information.
When there is a confirmed case of COVID-19 at a school, who is notified and when?
The district has created processes to ensure appropriate personnel are notified. The school principal, the district’s Office of Prevention, Health & Wellness, the Office of Public Relations & Strategic Partnerships, Human Resources, Risk Management and Facilities and Operations will all be notified and will coordinate on communications and the appropriate response to the situation.
How will parents be notified?
When there is a confirmed case of COVID-19 that impacts a school, parents will be notified via the district’s automated telephone and email system. Additional notifications may be sent via the school website and school social media accounts. The school principal will work with the Office of Public Relations & Strategic Partnerships to determine the most appropriate and effective communications mediums for each situation.
Will you identify the person who tested positive?
No, the Health Insurance Portability and Accountability Act, and other privacy protection laws, prohibit us from disclosing any personally identifiable information.
Who do I contact for more information?
Please contact your school’s principal.
I received notification of a confirmed case of COVID-19 at my school. What do I do now?
The communication you received included information on your school’s specific situation. Please follow the instructions included in that communication. If you came into close contact with the confirmed positive case, you will receive additional information on next steps, such as quarantining, monitoring of your symptoms, etc.
What happens if my school or the district is shut down because of COVID-19?
If a classroom, grade level, school or the district must be shut down for an extended period of time, students will transition to Campus eSchool. Parents will receive more information from their child’s teacher.
The district/Florida Department of Health has instructed me/my child to quarantine. What does that mean?
When you are instructed to quarantine, that means that you/your child should:
- Stay home
- Separate from others, including other household members, unless you need to see a doctor. If possible, stay separated in your own room with your own bathroom. If you can’t avoid being around other people, you should wear a mask at all times and stay six feet from other people. Masks should completely cover your nose and mouth.
- Monitor your symptoms daily. Symptoms include: a fever of 100.4 degrees or higher, cough, shortness of breath or difficulty breathing, chills, muscle pain, sore throat, runny nose, new loss of taste or smell, nausea, vomiting and diarrhea.
If my child is told to quarantine, how will he/she continue learning?
Students who were participating in Campus Learning and must quarantine will be shifted to Campus eSchool until they can return to campus. Students who were already participating in Campus eSchool or Polk Virtual, will continue their online instruction. If your child is too ill to complete his/her online assignments, please notify your child’s teacher.
¿Seré notificado/a si hay un caso de COVID-19 en mi escuela?
Sí, los empleados y padres serán notificados cuando haya un caso confirmado de COVID-19 en una escuela. La Oficina de Relaciones Públicas y Colaboraciones Estratégicas del distrito, junto con el Departamento de Salud de la Florida en el Condado de Polk, ha creado una plantilla de comunicación para estas situaciones.
Cuando hay un caso confirmado de COVID-19 en una escuela, el director trabajará con la Oficina de Relaciones Públicas y Colaboraciones Estratégicas para personalizar la plantilla de comunicación a la situación específica.
Los directores de las escuelas y la Oficina de Relaciones Públicas y Colaboraciones Estratégicas también trabajarán juntos para determinar los métodos de comunicación más efectivos (redes sociales, sitio web de la escuela, llamadas telefónicas automatizadas y correo electrónico) para cada comunidad escolar.
Los padres y empleados serán notificados de que hay un caso positivo en el plantel. Aquellos que estuvieron en contacto cercano con el individuo positivo recibirán comunicación adicional sobre los próximos pasos a seguir, como cuarentena, monitoreo de síntomas, etc.
Reconocemos que la comunicación es vital durante este tiempo incierto. Tomaremos todos los pasos posibles para brindar información precisa y actualizada, al mismo tiempo que nos adherimos a las leyes que prohíben la divulgación de información médica confidencial.
Cuando hay un caso confirmado de COVID-19 en una escuela, ¿a quién se le notifica y cuándo?
El distrito ha creado procesos para asegurar que se notifique al personal adecuado. El director de la escuela, la Oficina de Prevención, Salud y Bienestar del distrito, la Oficina de Relaciones Públicas y Colaboraciones Estratégicas, Recursos Humanos, Departamento de Gestión de Riesgos e Instalaciones y Operaciones serán notificados y coordinarán las comunicaciones y la respuesta adecuada a la situación.
¿Cómo se les notificará a los padres?
Cuando hay un caso confirmado de COVID-19, los padres serán notificados a través del sistema automatizado de teléfono y correo electrónico del distrito. Se pueden enviar notificaciones adicionales a través del sitio web de la escuela y las cuentas de redes sociales de la escuela. El director de la escuela trabajará con la Oficina de Relaciones Públicas y Colaboraciones Estratégicas para determinar los medios de comunicación más apropiados y efectivos para cada situación.
¿Se identificará a la persona que dio positivo?
No, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud y otras leyes de protección de la privacidad nos prohíben revelar cualquier información de identificación personal.
¿Con quién me comunico para obtener más información?
Favor de comunicarse con el/la directora/a de su escuela.
Recibí una notificación de un caso confirmado de COVID-19 en mi escuela. ¿Qué hago ahora?
La comunicación que recibió incluía información sobre la situación específica de su escuela. Favor de seguir las instrucciones incluidas en esa comunicación. Si estuvo en contacto cercano con el caso positivo confirmado, recibirá información adicional sobre los próximos pasos, como cuarentena, monitoreo de sus síntomas, etc.
¿Qué sucede si mi escuela o el distrito cierran debido al COVID-19?
Si un salón de clases, un grado, una escuela o el distrito tuviesen que cerrar por un período prolongado de tiempo, los estudiantes pasarán a Campus eSchool (Aprendizaje Virtual). Los padres recibirán más información del/de la maestro/a de su hijo/a.
El distrito / Departamento de Salud de Florida nos ha instruido a mí/a mi hijo/a a ponernos en cuarentena. ¿Qué significa eso?
Cuando se le indique que se ponga en cuarentena, eso significa que usted o su hijo/a deben:
- Quedarse en la casa
- Separarse de los demás, incluidos otros miembros del hogar, a menos que necesite ver a un médico. Si es posible, manténgase separado en su propia habitación con su propio baño. Si no puede evitar estar cerca de otras personas, debe usar una mascarilla en todo momento y mantenerse a 6 pies (2 metros) de otras personas. Las mascarillas deben cubrir completamente su nariz y su boca.
- Monitoree sus síntomas a diario. Los síntomas incluyen: fiebre de 100.4 grados o más, tos, falta de aire o dificultad para respirar, escalofríos, dolor muscular, dolor de garganta, secreción nasal, nueva pérdida del gusto u olfato, náuseas, vómitos y diarrea.
Si le dicen a mi hijo/a que se ponga en cuarentena, ¿cómo seguirá aprendiendo?
Los estudiantes que estaban participando en Aprendizaje Presencial en el Plantel (Campus Learning) y deben estar en cuarentena serán trasladados a Aprendizaje Virtual (Campus eSchool) hasta que puedan regresar al plantel. Los estudiantes que ya estaban participando en Aprendizaje Virtual o Polk Virtual, continuarán su instrucción en línea. Si su hijo/a está demasiado enfermo para completar sus tareas en línea, notifique al/la maestro/a de su hijo/a.
Additional Precautions
- The district continues to purchase and stockpile supplies of personal protective equipment, hand sanitizer, face coverings, etc.
- Field trips and large-group gatherings will not be allowed until further notice.
- Visitors and volunteers will be limited.
Precauciones Adicionales (Espanol)
- El distrito continúa comprando y almacenando suministros de equipo de protección personal, desinfectante de manos, cubiertas faciales, etc.
- No se permitirán excursiones y reuniones de grupos grandes hasta nuevo aviso.
- Los visitantes y voluntarios serán limitados.
